Hasta la fecha muchos autónomos y pymes utilizan un procesador de texto o una hoja de cálculo para emitir facturas en formato PDF. ¿Se podrá seguir utilizando este método de emisión de facturas en el futuro? Es decir, ¿cumple con los requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023, conocido como Verifactu?

La Dirección General de Tributos se ha pronunciado al respecto en Consulta Vinculante donde se preguntaba a este organismo si una sociedad, que emite facturas utilizando un procesador de texto, una hoja de cálculo o una base de datos que generan la factura en PDF,  cumpliría con las obligaciones introducidas por el Real Decreto 1007/2023.

Mediante este Real Decreto 1007/2023 se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.

Concretamente se preguntaba a la DGT si las facturas emitidas a través de una hoja de cálculo o un procesador de texto, emitidas posteriormente en PDF, cumplirían los requisitos establecidos en el  Real Decreto 1007/2023 ¿Cumplen las facturas emitidas por la sociedad consultante con las obligaciones del Real Decreto 1007/2023.

A este respecto la DGT ha respondido estableciendo:

«Por tanto, en relación con los distintos medios de expedición de facturas debe indicarse que en el caso de que la consultante no utilizara ningún sistema informático de facturación para la expedición de sus facturas y dichas expedición se hiciera de manera manual, no estaría obligada por las disposiciones indicadas en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, como sucede en el caso de las facturas manuscritas.

Por el contrario, si la consultante utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores no se puede concluir que no resulte obligada por el Reglamento aprobado 1007/2023 puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación conforme a lo dispuesto en el artículo 1.2 del citado Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023″.

En conclusión, la DGT confirma que, si la consultante utiliza herramientas digitales para emitir facturas, debe cumplir con el Reglamento de Facturación. Esto implica que sus sistemas deben garantizar la integridad y accesibilidad de los registros de facturación. Si no utiliza un sistema informático específico, como hojas de cálculo, no estaría obligada por este reglamento. Sin embargo, si lo hace, debe asegurarse de que cumpla con los requisitos establecidos.

Conocer estas obligaciones es fundamental para evitar sanciones y asegurar el correcto funcionamiento de las actividades empresariales. Cumplir con la normativa de facturación no solo es una obligación legal, sino que también mejora la gestión y la transparencia de las operaciones comerciales.

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