¿Tu empresa tiene una buena facturación, incluso obtiene beneficios, pero cada mes tienes dificultades para pagar las nóminas, los proveedores o los impuestos?
Esta situación es más habitual de lo que parece. Muchas pequeñas y medianas empresas mantienen un volumen de actividad importante y, sin embargo, sufren tensiones constantes de tesorería.
El problema es que facturar no significa cobrar y obtener beneficios no garantiza disponer de liquidez.
Una empresa puede ser rentable desde el punto de vista contable y, al mismo tiempo, tener dificultades para atender sus obligaciones de pago.
Comprender por qué ocurre es el primer paso para recuperar el control financiero del negocio.
1. Confundir facturación, beneficios y liquidez
Uno de los errores más frecuentes en la gestión empresarial es considerar que una empresa que vende mucho necesariamente tiene una buena situación financiera.
Sin embargo, son tres conceptos diferentes:
- Facturación: importe de las ventas o servicios realizados durante un periodo.
- Beneficio: resultado obtenido después de descontar los gastos correspondientes.
- Liquidez: capacidad de disponer de dinero para atender los pagos cuando vencen.
Por ejemplo, una empresa puede facturar 500.000 euros anuales, obtener un beneficio de 40.000 euros y, aun así, necesitar financiación para pagar las nóminas.
¿Por qué?
Porque una parte importante de sus ventas puede estar pendiente de cobro, mientras que muchos de sus gastos ya se han pagado.
La rentabilidad permite evaluar si el negocio genera beneficios. La liquidez determina si puede cumplir sus obligaciones de pago.
Ambas son necesarias para mantener una empresa financieramente saludable.
2. Cobrar a los clientes demasiado tarde
Imaginemos una empresa de instalaciones eléctricas que factura aproximadamente 40.000 euros mensuales, sin IVA.
Sus principales clientes son otras empresas que pagan a 60 días.
Mientras espera esos cobros, tiene que afrontar:
- Nóminas y seguros sociales.
- Compra de materiales.
- Pagos a subcontratistas.
- Alquileres y suministros.
- Impuestos y otros gastos de funcionamiento.
Si la empresa mantiene una facturación estable y tarda 60 días en cobrar, puede acumular aproximadamente 80.000 euros de ventas pendientes de cobro, sin considerar impuestos ni variaciones de actividad.
Ese dinero figura como un derecho de cobro, pero todavía no está disponible en su cuenta bancaria.
Y si los clientes comienzan a pagar con retraso, la situación puede agravarse.
¿Qué debería analizar la empresa?
El periodo medio de cobro, la antigüedad de los saldos pendientes, la concentración del riesgo en determinados clientes y la evolución de los vencimientos.
No basta con conocer cuánto deben los clientes. Es necesario saber cuándo se espera cobrar y qué probabilidad existe de hacerlo en la fecha prevista.
3. Pagar antes de cobrar: el desequilibrio del ciclo de explotación
Otra causa habitual de los problemas de tesorería es el desfase entre los pagos a proveedores y los cobros de clientes.
Pensemos en una empresa que:
- Compra materiales y los paga a 30 días.
- Paga mensualmente a sus trabajadores.
- Ejecuta trabajos que factura al finalizar el mes.
- Cobra las facturas de sus clientes a 60 días.
Durante ese periodo, la empresa debe financiar una parte de su actividad con recursos propios o financiación externa.
Cuanto mayor sea el volumen de negocio, mayores pueden ser sus necesidades de financiación del circulante.
Por eso, una empresa puede crecer en ventas y necesitar cada vez más dinero para funcionar.
La solución pasa por analizar el ciclo de explotación y calcular las necesidades operativas de fondos (NOF), teniendo en cuenta los saldos de clientes, existencias y proveedores, entre otras partidas operativas.
También es importante negociar condiciones de cobro y pago adecuadas, respetando los límites legales aplicables.
4. No controlar la rentabilidad real de cada trabajo o proyecto
Este problema es especialmente relevante en empresas de construcción, instalaciones, mantenimiento, ingeniería y otros servicios que trabajan por proyectos.
Una empresa puede presupuestar una obra por 50.000 euros y pensar que obtendrá un margen interesante.
Sin embargo, cuando finaliza el trabajo descubre que los materiales han costado más de lo previsto, se han empleado más horas y han surgido gastos adicionales.
Veamos un ejemplo simplificado:
| Concepto | Presupuesto | Coste real |
|---|---|---|
| Materiales | 18.000 € | 21.000 € |
| Mano de obra | 12.000 € | 15.000 € |
| Subcontratistas | 5.000 € | 6.000 € |
| Costes indirectos imputados | 3.000 € | 3.500 € |
| Coste total | 38.000 € | 45.500 € |
| Margen del proyecto | 12.000 € | 4.500 € |
El margen inicialmente previsto era del 24 % sobre ventas. Finalmente, se reduce al 9 %.
La empresa ha facturado los mismos 50.000 euros, pero ha obtenido un margen muy inferior al esperado.
Además, si ha tenido que pagar los costes antes de cobrar la obra, habrá soportado una necesidad adicional de financiación.
Por eso es fundamental implantar un sistema de control de costes por obra, proyecto o centro de actividad que permita comparar el presupuesto inicial con los costes reales y detectar desviaciones antes de finalizar los trabajos.
5. Crecer sin planificar las necesidades de financiación
El crecimiento empresarial suele interpretarse como una señal positiva.
Y puede serlo, siempre que vaya acompañado de una planificación financiera adecuada.
Supongamos que una empresa incrementa sus ventas un 30 %.
Ese crecimiento puede exigir contratar trabajadores, adquirir materiales, ampliar instalaciones o incrementar las existencias.
Si los clientes no pagan de forma inmediata, la empresa tendrá que financiar esas necesidades antes de recibir los ingresos correspondientes.
El resultado puede ser paradójico: cuanto más vende la empresa, mayores son sus problemas de liquidez.
Antes de asumir nuevos proyectos o incrementar significativamente la actividad, conviene analizar:
- Qué recursos adicionales necesita la empresa.
- Cuándo tendrá que realizar los pagos.
- En qué fechas espera recibir los cobros.
- Cuál será la necesidad máxima de financiación.
- Qué margen de seguridad mantiene ante posibles retrasos.
Crecer sin planificación financiera puede comprometer la continuidad de un negocio que, en términos comerciales, funciona correctamente.
6. Financiar inversiones a largo plazo con dinero necesario para la actividad diaria
Otra situación frecuente se produce cuando una empresa utiliza su tesorería para comprar maquinaria, vehículos, equipos informáticos o realizar inversiones importantes.
Las inversiones pueden ser necesarias y rentables, pero su financiación debe planificarse.
Por ejemplo, una empresa dispone de 70.000 euros en sus cuentas bancarias y decide adquirir maquinaria por 50.000 euros.
Después de la compra mantiene únicamente 20.000 euros de liquidez.
Si durante las siguientes semanas debe pagar 45.000 euros entre nóminas, proveedores e impuestos, puede encontrarse con un problema de tesorería aunque la inversión sea económicamente razonable.
En estos casos, debe valorarse si resulta más adecuado utilizar financiación a medio o largo plazo, evitando consumir los recursos necesarios para el funcionamiento ordinario.
La decisión no debería basarse exclusivamente en el saldo bancario disponible, sino en una previsión de las entradas y salidas de dinero.
7. No disponer de una previsión de tesorería
Muchas empresas conocen cuánto dinero tienen hoy en el banco, pero no saben cuánto necesitarán dentro de cuatro, ocho o doce semanas.
Esta falta de planificación provoca que los problemas se detecten cuando ya resulta difícil reaccionar.
Una herramienta especialmente útil es la previsión de tesorería a 13 semanas, que permite anticipar las necesidades de liquidez a corto plazo.
El informe recoge los saldos iniciales, los cobros previstos, los pagos comprometidos y el saldo estimado al final de cada semana.
Veamos un ejemplo simplificado:
| Concepto | Semana 1 | Semana 2 | Semana 3 | Semana 4 |
|---|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 15.000 € | 8.000 € | 2.000 € | -8.000 € |
| Cobros previstos | 12.000 € | 18.000 € | 10.000 € | 30.000 € |
| Pagos previstos | 19.000 € | 24.000 € | 20.000 € | 18.000 € |
| Saldo final previsto | 8.000 € | 2.000 € | -8.000 € | 4.000 € |
Ejemplo ilustrativo sin nuevas disposiciones de financiación. Los saldos negativos representan un déficit de tesorería que la empresa deberá cubrir.
Aunque al finalizar la cuarta semana la previsión vuelve a ser positiva, durante la tercera existe un déficit de 8.000 euros.
Si la empresa no hubiera preparado este informe, podría descubrir el problema cuando llegasen los vencimientos.
Con una previsión anticipada puede estudiar distintas alternativas: acelerar cobros, revisar el calendario de pagos, negociar financiación o ajustar determinados desembolsos.
El objetivo no es simplemente elaborar una hoja de cálculo, sino disponer de información para tomar decisiones antes de que aparezcan las dificultades.
¿Qué hacer si tu empresa tiene problemas de liquidez?
Lo primero es identificar el origen del problema.
No todas las tensiones de tesorería se solucionan solicitando una póliza de crédito.
En algunos casos, la dificultad está relacionada con los plazos de cobro. En otros, con márgenes insuficientes, exceso de gastos, inversiones mal financiadas o un crecimiento que consume más recursos de los previstos.
Una revisión financiera debería incluir, al menos:
- Análisis de la rentabilidad: estudiar los resultados y márgenes de la empresa.
- Revisión del circulante: analizar clientes, proveedores, existencias y necesidades operativas de fondos.
- Previsión de tesorería: identificar posibles déficits de liquidez en las próximas semanas y meses.
- Análisis del endeudamiento: revisar préstamos, pólizas, vencimientos y costes financieros.
- Control presupuestario: comparar los resultados reales con las previsiones e identificar desviaciones.
- Plan de actuación: establecer medidas concretas, responsables y plazos de ejecución.
El seguimiento periódico permite comprobar si las decisiones adoptadas están mejorando realmente la situación financiera.
¿Cómo puede ayudarte un director financiero externo?
Muchas pequeñas y medianas empresas disponen de una asesoría que gestiona su contabilidad y sus obligaciones fiscales, pero no cuentan con un profesional que analice periódicamente su situación económica y financiera.
La contabilidad es una fuente de información imprescindible, pero por sí sola no sustituye la planificación financiera ni el control de gestión.
Un servicio de dirección financiera externalizada permite incorporar estas funciones sin necesidad de contratar a un director financiero a jornada completa.
Entre sus principales tareas pueden encontrarse:
- Elaboración y seguimiento de presupuestos.
- Control y previsión de tesorería.
- Análisis de resultados y rentabilidad.
- Control de costes por actividad, obra o proyecto.
- Elaboración de informes financieros para dirección.
- Análisis de necesidades de financiación.
- Implantación de cuadros de mando y herramientas de control.
La finalidad es que el empresario disponga de información financiera fiable, actualizada y útil para tomar decisiones.
Conclusión: facturar más no siempre significa tener una empresa financieramente más sólida
Una empresa puede tener clientes, aumentar sus ventas y obtener beneficios y, sin embargo, atravesar dificultades importantes de liquidez.
La clave está en comprender cómo se transforma la actividad comercial en dinero disponible y anticipar las necesidades financieras del negocio.
La tesorería no debería gestionarse únicamente cuando falta dinero, sino de forma continua, como parte de la dirección empresarial.
¿Necesitas mejorar el control financiero de tu empresa?
En RB Asesoría ofrecemos servicios de consultoría financiera, control de gestión y dirección financiera externalizada para pequeñas y medianas empresas.
Ayudamos a analizar la rentabilidad del negocio, elaborar previsiones de tesorería, controlar costes y desarrollar sistemas de información financiera adaptados a las necesidades de cada empresa.
Si tu negocio factura, pero tienes dificultades para controlar la tesorería o necesitas información financiera para tomar decisiones, podemos ayudarte a analizar tu situación y definir las herramientas de gestión más adecuadas.
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