¿CONOCES EL USALI?

USALI

El sector turístico está batiendo records de ocupación en España. Las estadísticas o las noticias publicadas en prensa lo indican. Por este motivo, quiero dedicar este artículo al USALI, directamente relacionado con el sector hotelero, dado que es la adaptación sectorial de las normas contables para la hostelería que se utiliza en USA y que cada vez está más extendido por Europa. Desde sus orígenes se han publicado varias ediciones y en la actualidad se encuentra vigente la undécima edición de 2014. 

USALI significa Uniform System of Accounts for the Lodging Industry y tiene su origen en el año 1926. En dicho año se realizaron una serie de reuniones en Chicago entre profesionales de la hotelería y profesionales especializados en contabilidad. En estos encuentros se lograron acuerdos que derivaron en un plan de cuentas uniforme para el sector, que fue adoptado posteriormente por la Asociación Hotelera de los Estados Unidos y Canadá.

Este sistema uniforme de cuentas fue uno de los primeros intentos de crear guías para la elaboración y presentación de información contable que tuvieran en cuenta las características propias de un sector económico.

Hasta 1996, el sistema es conocido como Uniform System of Accounts for Hotels (USAH). A partir de esa fecha en la que se publica la novena edición revisada pasa a llamarse Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI).

La principal particularidad de este sistema es que presenta una cuenta de explotación diferenciada para cada uno de los departamentos operativos que puede haber en un establecimiento hotelero, de manera que además de conocer el resultado global de la explotación hotelera se puede analizar como contribuye cada departamento al resultado global del establecimiento en cuestión.

El USALI clasifica los departamentos que se pueden encontrar en un establecimiento hotelero en tres tipos:
1. Departamentos operativos.
2. Departamentos funcionales.
3. Departamentos no operativos.

1. Departamentos operativos. Se incluyen aquí los departamentos que prestan servicios relacionados con la actividad hotelera y que son facturados a los clientes. Es decir, aquellos que desarrollan las actividades productivas del hotel. Al tratarse de generadores de ingresos son también denominados centros de beneficios. En la edición vigente se contemplan cuatro departamentos operativos:

  • Departamento de habitaciones.
  • Departamento de alimentos y bebidas.
  • Otros departamentos operativos (parking, campo de golf, centro de salud, piscina, pistas de tenis).
  • Ingresos varios.

2. Departamentos funcionales. Se incluyen aquí los departamentos que prestan servicios relacionados con la actividad pero no son facturados directamente a los clientes. Es decir, aquellos que siendo necesarios para la actividad del hotel, no generan ingresos. En estos centros se acumulan los costes de explotación comunes a varias actividades operativas y son denominados centros de coste. En la edición vigente de USALI incluye los siguientes departamentos funcionales que agrupan costes no distribuibles:

  • Departamento de Administración y gastos generales.
  • Departamento de Marketing.
  • Departamento de Mantenimiento y Reparación.
  • Departamento de Servicios Públicos.

3. Departamentos no operativos. Recogen todas aquellas cargas que no pueden ser imputadas a los departamentos operativos ni a los departamentos funcionales directamente, tales como seguros, alquileres, etc., y que, por tanto, no dependen directamente de la capacidad de gestión del director del hotel, sino que están determinados por la estructura de propiedad y condicionados por las normativas fiscales o situación económicas de cada zona geográfica. Se incluirían los siguientes departamentos:

  • Departamentos de honorarios de gestión.
  • Departamento de ingresos y gastos no operativos (alquileres, tasas, seguros y otros ingresos y gastos no operativos).
  • Departamento de comedor del personal.
  • Departamento de gastos relacionados con nóminas.

El cálculo del resultado del establecimiento hotelero, teniendo en cuenta la clasificación departamental anterior, se realizaría de la siguiente manera:

1. Calculamos el Margen Bruto de cada departamento operativo, restando a los ingresos netos de dicho departamento, los costes necesarios para obtenerlos, básicamente, el coste de ventas.
2. Restando a los márgenes brutos obtenidos, los gastos de personal y otros gastos imputables a cada departamento operativo se obtendría el TDP (Total Department Profit) de cada departamento. La suma de todos ellos dará el TDP del hotel.
3. A continuación sumamos todos los costes de departamento funcionales, obteniendo el coste de cada departamento funcional y el total de costes de departamento funcionales.
4. Por diferencia entre TDP y el total costes departamentos funcionales obtendremos el GOP (Gross Operating Profit). Sería el resultado del hotel excluyendo los honorarios de gestión, alquileres, tributos, seguros… específicos de cada hotel y que serán diferentes en función del régimen de explotación del hotel (propiedad, gestión, franquicia, arrendamiento,…).
El GOP es un indicador que permite medir la eficacia de gestión del establecimiento ya que recoge toda la producción y costes que están bajo el ámbito de gestión y control de la dirección del establecimiento.
5. A continuación restamos del GOP los honorarios de gestión con lo que se obtiene el Resultado antes de ingresos y gastos no operativos.
6. Al cual le restamos las cargas fijas compuestas por alquileres, impuestos de propiedad, otros impuestos y seguros y se obtendrá el EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortizations).
7. Al EBITDA le restaremos la reserva de reposición que constituyen un fondo destinado a cubrir futuras sustituciones de los activos del hotel (cubiertas de tejados, alfombras, equipamientos de baños y cocinas, calderas, ascensores, zonas de aparcamientos, pintura exterior, etc.). La reserva de reposición son estipuladas y exigidas en contratos de gestión, de préstamo y por los propietarios del establecimiento y van a servir al hotel para mantener su calidad, imagen y potencial de ingresos. Estas reservas también son conocidas como FF&E Reserves, al ser utilizadas para financiar las futuras sustituciones y adquisiciones de mobiliario, instalaciones y equipamiento (Furnitures, Fixtures and Equipment).

USALI

El GOP es un indicador muy importante dentro del sector hotelero dado que permite evaluar la labor del directivo y realizar comparaciones entre hoteles aunque sean explotados en distintos regímenes de explotación y estén ubicados en zonas geográficas diferentes, puesto que los costes que pueden variar en base a políticas y normativas fiscales o económicas en cada país no forman parte del GOP.

Como podemos apreciar la utilización del USALI genera las siguientes ventajas:

  • Permite conocer el margen de cada Departamento Operativo.
  • Permite conocer el resultado generado por la gestión del establecimiento mediante el uso del GOP. Si analizamos el esquema anterior, podemos apreciar que todo lo que afecta al cálculo del GOP depende de decisiones operativas del personal directivo del establecimiento hotelero. Sin embargo, todo lo que se calcula a continuación no depende de las decisiones de gestión del director del hotel, sino que dependerá de decisiones de la propiedad del hotel, como puede ser:
    • Honorarios de gestión. Que dependerá de lo pactado en el contrato de gestión del establecimiento.
    • Alquileres
    • Tributos, dependerá de la legislación de la zona donde esté ubicado el establecimiento (país, comunidad,…)

Como podemos apreciar la estructura que se elabora, mediante la aplicación de USALI, permite obtener mucha información de cara al análisis del establecimiento hotelero y poder tomar medidas allá donde sean necesarias para obtener la máxima rentabilidad del negocio.

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